PRIVATLIVSPOLITIK

​​​​​​​introduKtion

Velkommen til ICM A/S: Dit privatliv er meget vigtigt for os. Vi ved, at når du giver os dine personlige oplysninger, så har du tillid til, at vi passer godt på dem. Vi lover at holde dine oplysninger sikre. Denne privatlivspolitik fortæller dig, hvordan vi indsamler, bruger og beskytter dine personlige oplysninger. Vi vil sikre os, at du forstår alt, så du ved præcis, hvad der sker med dine data, både mens du er hos os og efterfølgende. Her forklarer vi, hvad vi gør med dine oplysninger, hvem vi muligvis deler dem med, og hvilke valg du har i forhold til dine egne data.

Hvem er ansvarlig for dine data?

ICM A/S er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger som beskrevet i denne privatlivspolitik. ICM A/S er en del af Bunzl Group, en international distributør af ikke-fødevareforbrugsvarer med aktiviteter i 32 lande, mere end 250 distributionscentre og over 22.000 ansatte. (Læs mere her: www.bunzl.com/)

Bemærk, at vi i denne privatlivspolitik henviser til vores rolle som dataansvarlig. Det betyder, at vi bestemmer formålene med og måden, hvorpå personoplysninger behandles.

Det er vigtigt, at du læser denne meddelelse sammen med eventuelle andre privatlivsmeddelelser, vi måtte give dig ved specifikke lejligheder, hvor vi indsamler eller behandler personoplysninger om dig, så du er klar over, hvordan og hvorfor vi bruger disse oplysninger.

Hvis du har spørgsmål til, hvordan vi behandler personoplysninger, eller ønsker at udøve dine registreredes rettigheder, bedes du bruge oplysningerne i afsnittet "Kontakt os" nedenfor.

Hvornår gælder denne privatlivspolitik?

Denne privatlivspolitik gælder, når du bruger ICM A/S's hjemmeside og tjenester som beskrevet i vores generelle betingelser. Hvis du søger job hos ICM A/S via vores hjemmeside, gælder vores privatlivspolitik for ansøgere.

Vores hjemmeside kan indeholde links til andre hjemmesider med forskellige privatlivspolitikker. Bemærk, at personlige oplysninger, som du afgiver på disse hjemmesider, vil være underlagt deres egne privatlivspolitikker.

Hvorfor har vi brug for dine data og hvordan bruger vi dem?

For at kunne bruge og behandle dine personoplysninger har vi brug for en lovlig grund – det kaldes et "lovligt behandlingsgrundlag". Det er som et sæt regler, der fortæller, hvornår og hvordan vi må indsamle og bruge dine data. Her er, hvordan det fungerer:

• Når du har givet samtykke: Hvis du giver os tilladelse til at bruge dine oplysninger til noget specifikt, for eksempel at sende dig nyhedsbreve, har vi grønt lys.
• For at opfylde vores aftale med dig (kontraktmæssig nødvendighed): Når du køber noget hos os eller tilmelder dig en tjeneste, skal vi bruge dine oplysninger for at levere det, du har bedt om – fx sende dine køb eller give dig adgang til en tjeneste.
• Fordi loven kræver det (retlig forpligtelse): Nogle gange er vi forpligtet ved lov til at bruge dine data på bestemte måder, for eksempel til regnskabsmæssige formål eller efterkomme juridiske anmodninger.
• Når vi har en legitim interesse: Hvis vi har en rimelig og nødvendig grund til at bruge dine data, som for eksempel at forbedre vores tjenester eller sikre vores hjemmeside, kan vi gøre det – forudsat at det ikke går urimeligt ud over dine rettigheder.

For hver type personoplysning, vi indsamler og bruger, har vi en klar grund – et formål. Hver gang vi beder om dine data, forklarer vi hvorfor og hvad vi vil bruge dem til. Det sikrer gennemsigtighed og ansvarlig brug af dine oplysninger.

Ud over at forklare formålet, skal vi også sikre os, at vi har det rette lovgrundlag til behandlingen. Det er som at have både årsagen og tilladelsen til at bruge dine data.

I tabellen nedenfor har vi præciseret, hvilke data vi bruger, til hvilket formål og med hvilket lovgrundlag. Det giver dig fuldt overblik og tryghed i, hvordan og hvorfor dine data behandles.

Hvordan deler vi data med andre?

Vi vil gerne forsikre dig om, at dine personoplysninger er i sikre hænder hos os. Der er tidspunkter, hvor vi har behov for at dele dine oplysninger med betroede tredjeparter for at kunne levere vores tjenester eller overholde lovgivningsmæssige krav. Men bare rolig – vi er meget selektive i forhold til, hvem vi deler dine data med, og sikrer altid, at de er tilstrækkeligt beskyttede.

Her er et overblik over, hvem der kan få adgang til dine data og hvorfor:

• Finansielle og juridiske partnere: Dette omfatter banker, forsikringsselskaber og vores rådgivere inden for finansielle, skattemæssige, juridiske og regnskabsmæssige anliggender. De hjælper os med at administrere forretningen ansvarligt og sikkert.
• Uddannelses- og udviklingseksperter: Vi samarbejder lejlighedsvis med specialister for at forbedre vores teams kompetencer og tjenester. Det kan indebære deling af oplysninger med henblik på at tilpasse uddannelsesprogrammer.
• IT- og sikkerhedsleverandører: Disse tekniske eksperter holder vores systemer kørende og sikre. Deling af data med dem sikrer dig en bedre og mere sikker oplevelse.
• Virksomhedsændringer: Hvis vi indgår i en fusion, opkøb eller salg, kan data blive overført som en del af virksomhedens aktiver. Vi vil dog altid holde dig orienteret.
• Distributionspartnere: For at sikre, at de produkter, du bestiller, når frem til dig hurtigt og sikkert, deler vi nødvendige oplysninger med vores distributionspartnere. Dette samarbejde hjælper os med at effektivisere leveringsprocessen.

Og naturligvis – hvis lovgivning eller hensyn til offentlig sikkerhed kræver det, kan vi blive nødt til at dele oplysninger med offentlige myndigheder. Selv i disse tilfælde deler vi kun det absolut nødvendige.

Din tillid er vigtig for os. Vi lover aldrig at sælge dine personoplysninger eller anvende dem til tværgående adfærdsbaseret annoncering. Dit privatliv er vores prioritet, og vi er her for at beskytte dine oplysninger, samtidig med at vi leverer de bedste tjenester til dig.

Internationale Dataoverførsler

På grund af ICM A/S’ internationale karakter kan de data, vi behandler om dig, blive overført til eller tilgået af Bunzl, vores associerede selskaber og betroede tredjeparter i forskellige lande rundt om i verden. Dine personoplysninger kan blive overført til et andet land end det, du bor i, hvis det er nødvendigt for de formål, der er nævnt i denne privatlivspolitik.

Vi tager beskyttelsen af dine rettigheder meget alvorligt i forbindelse med sådanne overførsler. Derfor sender vi kun dine personoplysninger til steder, hvor:

• Europa-Kommissionen har besluttet, at databeskyttelsesniveauet er tilstrækkeligt. Du kan finde listen over disse lande her: https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en
• Der er indført stærke garantier for overførsel af personoplysninger, såsom:
  • Standardkontraktbestemmelser
  • Adfærdskodekser
  • Certificeringsmekanismer
  • Eller hvis overførslen er tilladt i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning

Vi foretager disse internationale overførsler for fortsat at kunne tilbyde dig den bedst mulige service, uanset hvor du eller vi befinder os i verden. Du kan finde en oversigt over de lande, vi eventuelt overfører dine data til, i bilag 2.

Yderligere information

Vi tror på gennemsigtighed og har derfor udarbejdet en detaljeret liste over alle databehandlere og samarbejdspartnere, vi arbejder med. Denne liste opdateres løbende for at afspejle eventuelle ændringer og sikre, at du altid har adgang til den nyeste information. Du kan finde listen ved at besøge vores hjemmeside.

Hvornår bliver mine data slettet?

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for de formål, der er nævnt i denne privatlivspolitik – særligt for at opfylde vores kontraktlige og juridiske forpligtelser. Vi kan også opbevare dine oplysninger til andre formål, hvis eller så længe lovgivningen tillader os det – herunder til forsvar mod juridiske krav.

Hvis du lukker din kundekonto, sletter vi alle de data, vi har gemt om dig. Hvis det ikke er muligt eller nødvendigt at slette data fuldstændigt af juridiske årsager, vil de relevante data blive blokeret for videre behandling.

Hvad betyder blokering?

Ved blokering anvendes begrænsede adgangsrettigheder samt tekniske og organisatoriske foranstaltninger, som sikrer, at kun et begrænset antal medarbejdere har adgang til de pågældende data. Disse medarbejdere må udelukkende anvende de blokerede data til de ovenfor nævnte formål (f.eks. fremlæggelse for skattemyndighederne ved revision).

Blokering anvendes for eksempel i følgende tilfælde:

• Dine ordre- og betalingsoplysninger samt muligvis andre data er som udgangspunkt underlagt forskellige lovbestemte opbevaringsforpligtelser. Loven kræver, at vi opbevarer disse data i forbindelse med skatte- og regnskabskontrol i en nøje fastsat periode. Først herefter kan vi slette de pågældende oplysninger endeligt.
• Selv hvis dine data ikke er underlagt nogen juridisk opbevaringspligt, kan vi i visse lovbestemte tilfælde undlade straks at slette dem og i stedet indføre en midlertidig blokering. Dette gælder især, hvis vi har brug for de relevante data til videre kontraktmæssig behandling, retssager eller juridisk forsvar (f.eks. i tilfælde af reklamationer). Det afgørende kriterium for blokeringens varighed er da forældelsesfristen i henhold til gældende lovgivning. Når den relevante forældelsesfrist er udløbet, vil dataene blive slettet endeligt.

Hvordan beskytter vi dine personoplysninger?

Dit privatliv og sikkerheden for dine personoplysninger er af allerstørste betydning for os. Vi er forpligtet til at beskytte de oplysninger, du deler med os. For at gøre dette har vi implementeret en række sikkerhedsforanstaltninger med det formål at forhindre, at dine personoplysninger går tabt, misbruges, tilgås uden tilladelse, ændres eller offentliggøres.

Her er, hvad vi gør for at holde dine data sikre:

• Avancerede sikkerhedsforanstaltninger: Vi anvender moderne sikkerhedsteknologier og -protokoller for at sikre, at dine data behandles på en sikker måde.
• Begrænset adgang: Kun medarbejdere, agenter og underleverandører, som har et arbejdsbetinget behov for at kende dine oplysninger, har adgang til dem. Alle er uddannede i databeskyttelse og forstår vigtigheden af at beskytte dine informationer.
• Løbende overvågning: Vi overvåger og opdaterer løbende vores sikkerhedspraksis for at kunne imødegå nye og udviklende trusler.

Vi vil dog minde dig om, at intet system er 100 % sikkert. Selvom vi gør alt, hvad vi kan, for at beskytte dine data hos os, er der altid en vis risiko forbundet med dataoverførsel over internettet. Vi opfordrer dig til at være opmærksom og tage dine egne forholdsregler for at beskytte dine oplysninger online. Vi kan desværre ikke påtage os ansvar for databrud, som ligger uden for vores kontrol.

Husk, at sikkerhed er et fælles ansvar. Hvis du har spørgsmål om, hvordan du selv kan bidrage til at beskytte dine oplysninger, eller hvis du vil vide mere om vores sikkerhedsforanstaltninger, er du velkommen til at kontakte os. Din tryghed er vores prioritet.

Dine rettigheder

I henhold til gældende lovgivning har du – under visse omstændigheder – følgende rettigheder:

• Ret til indsigt: Du har ret til at anmode om adgang til dine personoplysninger (almindeligvis kendt som en "indsigtsanmodning"). Dette gør det muligt for dig at få en kopi af de personoplysninger, vi opbevarer om dig, og kontrollere, at vi behandler dem lovligt.
• Ret til berigtigelse: Du har ret til at få rettet eventuelle urigtige eller ufuldstændige personoplysninger, som vi har registreret om dig.
• Ret til sletning: Du har ret til at anmode om, at vi sletter eller fjerner dine personoplysninger, når der ikke længere er nogen god grund til, at vi fortsat behandler dem. Du har også ret til at anmode om sletning, hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen (se nedenfor).
• Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod, at vi behandler dine personoplysninger, hvis vi baserer os på en legitim interesse (eller en tredjeparts), og der er noget ved din specifikke situation, der gør, at du ønsker at gøre indsigelse. Du har også ret til at gøre indsigelse, hvis vi behandler dine oplysninger til direkte markedsføring.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har ret til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger – fx hvis du ønsker, at vi kontrollerer oplysningernes nøjagtighed, eller hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen.
• Ret til dataportabilitet: Du har ret til at anmode om at få overført dine personoplysninger til dig selv eller til en anden dataansvarlig.
• Ret til menneskelig indgriben ved automatiserede afgørelser: Hvis dine personoplysninger anvendes til at træffe automatiserede beslutninger om dig (f.eks. profilering), har du ret til at blive informeret om logikken bag disse beslutninger og til at anmode om menneskelig indgriben.

Når du indsender en anmodning, besvarer vi den inden for 30 dage, medmindre anmodningens kompleksitet eller omfang nødvendiggør en forlængelse. I sådanne tilfælde kan vi forlænge svarfristen med op til to yderligere måneder og giver dig besked herom inden for de første 30 dage.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder – herunder at få adgang til, rette, slette eller overføre dine oplysninger – eller gøre indsigelse mod behandlingen, bedes du kontakte os.

Bemærk, at visse rettigheder er underlagt undtagelser. Alle anmodninger vurderes individuelt. Du skal som udgangspunkt ikke betale noget gebyr for at udøve dine rettigheder, medmindre anmodningen er åbenlyst grundløs eller overdreven. I så fald kan vi opkræve et rimeligt gebyr eller afslå at efterkomme anmodningen.

Hvordan kontakter du os?

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende behandlingen af dine data eller indholdet af denne privatlivspolitik, er du velkommen til at kontakte ICM A/S via: privacy@icmsafety.com.

Postadresse: ICM A/S, Petersmindevej 15, DK-5000 Odense C. Att: IT

Retten til at indgive klage til en tilsynsmyndighed

Hvis du har klager over behandlingen af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til at kontakte os først via ovenstående kontaktoplysninger.

Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, eller hvis du mener, at vores behandling af dine oplysninger overtræder gældende databeskyttelseslovgivning, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet::

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
DK-2500 Valby

Phone: +45 3319 3200
Email: dt@datatilsynet.dk

Web: http://www.datatilsynet.dk/
   

Ændringer i denne privatlivspolitik

Vi forbeholder os retten til løbende at opdatere og ændre denne privatlivspolitik for at afspejle ændringer i vores praksis og behandling af personoplysninger.

Det er vigtigt, at de oplysninger, vi har om dig, er korrekte og opdaterede. Giv os derfor besked, hvis der sker ændringer i dine oplysninger.Senest opdateret: 20. marts 2024

Senest opdateret: 28 Marts 2025

bilag 1 - DATAbehandlere og forrteningspartnere

​​​​​​​

​​​​​​​

BILAG 2 - DATAOVERFØRSLER - LISTE OVER LANDE

​​​​​​​